Instituti Demokratik i Kosovës (KDI) fton kompanitë të dorëzojnë propozimet e tyre së bashku me specifikimet teknike për zhvillimin e platformës dixhitale “INDEKSI I TRANSPARENCËS PËR QEVERISJEN KOMUNALE”

1. Hyrje

1.1 Qëllimi

Qëllimi i kësaj thirrje është që të ftojë ofruesit e shërbimeve të dorëzojnë propozimet e tyre së bashku me specifikimet teknike për zhvillimin e platformës dixhitale “INDEKSI I TRANSPARENCËS PËR QEVERISJEN KOMUNALE”.

1.2 Mbulesa dhe pjesëmarrja

KDI rezervon të drejtën që të mos nënshkruajë asnjë kontratë, të shtojë apo fshijë elemente apo të ndryshojë këtë thirrje para nënshkrimit të kontratës, pa ndonjë njoftim paraprak dhe pa asnjë obligim të çfarëdo lloji ndaj asnjë pale.

2. Informata të përgjithshme

2.1 Organizata

KDI është  Organizatë Joqeveritare (OJQ)  e angazhuar të mbështesë zhvillimin e demokracisë përmes përfshirjes së qytetarëve në bërjen e politikave publike dhe fuqizimin e sektorit të shoqërisë civile me synimin për të ndikuar në rritjen e transparencës dhe llogaridhënies nga ana e institucioneve publike.

2.2 Planifikimi kohor

Afatet e poshtëshënuara tentative do të aplikohen në këtë aktivitet të prokurimit, por mund të ndryshojnë në përputhje me nevojat dhe rrethanat e paparashikuara. Në një rast të tillë këto ndryshime do t’u komunikohen të gjithë operatorëve të interesuar përmes një njoftimi publik.

• Hapja e thirrjes (29 dhjetor 2021)
• Pyetje dhe sqarime për ofertuesit (10 janar 2022)
• Përgjigjet nga KDI (11 janar 2022) (sqarimet do të publikohen në rrjetet sociale dhe uebfaqe të KDI-së)
• Mbyllja e thirrjes (14 janar 2022)

3. Përgatitja e propozimit dhe udhëzimet

3.1 Kuptimi i kërkesave nga ofruesi i shërbimeve

Në përgjigje të kësaj thirrje, ofruesi i shërbimeve pranon dhe kupton të gjitha kushtet në këtë dokument, në mënyrë të plotë dhe të detajuar, përfshirë edhe sqarimet e ofruara nga KDI. KDI mban të drejtën të diskualifikojë cilindo ofrues të shërbimeve i cili shfaq më pak se sa këto njohuri. Tutje KDI mban të drejtën të vendosë sipas diskrecionit nëse ofruesi i shërbimeve demonstron se e kupton tërësisht natyrën e projektit. Në rast të diskualifikimit KDI nuk mban asnjë faj, nuk mbulon asnjë kosto dhe nuk ka asnjë përgjegjësi të çfarëdollojshme.

3.2 Deklarata e mirëbesimit

Të gjitha informatat e siguruara nga KDI në këtë thirrje janë të ofruar në mirëbesim. Pikat individuale të kësaj thirrje mund të ndryshojnë në çdo kohë.

3.3 Komunikimi

Komunikimet verbale nuk do të aplikohen dhe KDI nuk merr përgjegjësi për çfarëdo informate jozyrtare që ofruesit e shërbimeve mund ta marrin. Në asnjë rast komunikimet verbale nuk do të jenë pjesë e obligimeve kontraktuale.

3.3.1 Shprehja e interesit

Ofruesit e shërbimeve të interesuar për të aplikuar në këtë thirrje inkurajohen të njoftojnë KDI-në për interesin e tyre sa më parë që është e mundur duke dërguar një njoftim në emailin e mëposhtëm:

[email protected]

3.3.2 Informatat dhe sqarimet shtesë

Të gjitha sqarimet shtesë të kësaj thirrje do të bëhen pjesë obligative e kushteve kontraktuale. Kërkesat për informata dhe sqarime të dërgohen në:

• [email protected]

3.4 Dorëzimi i ofertave

Është obligative që ofertuesit të dërgojnë propozimet e tyre në formë elektronike në email [email protected]  deri më datën 10 janar 2022, ora 23:59.

Ofertuesit duhet të dorëzojnë këto dokumente në mënyrë që të konsiderohen si të përgjegjshëm:

• Propozimi teknik që përfshin informacione për ofertuesin, eksperiencën në zhvillimin e projekteve të ngjashme, metodologjinë e cila do të përdoret për zhvillimin e platformës, planin dinamik të detajuar, mirëmbajtjen e platformës, qasjen për tejkalimin e problemeve teknike (bugs and risk mitigation approach), qëndrueshmërinë dhe përkrahjen teknike. Propozimi teknik duhet të jetë në përputhje me Termat e Referencës.
• Portfolio: Së paku një referencë në vlerë 5,000 euro ku ofertuesi i shërbimit ka përvojë në zhvillim të databazave dhe uebsajteve për projekte të ngjashme. Projekte të ngjashme nënkupton “data scrapping”.
• Përshkrimin e rolit/detyrave të stafit të angazhuar
• Propozimi financiar: duhet të përfshijë të gjitha kriteret më lartë si dhe kriteret e vendosura në termat e referencës.
• Propozimi financiar duhet të përfshijë të gjitha taksat e aplikueshme në Kosovë.
• Oferta Financiare duhet të përfshijë si opsion të ndarë edhe ofertën për shërbimet në vijim:
• Çmimin për serveri për vendosjen e platformës, dhe që ofron shërbimet si në vijim:
• Duhet të jetë i qas’shëm nëpërmjet IP adresës unike
• Duhet të ketë të paktën 4 GB RAM
• Duhet të ketë 80 GB HDD (SSD)
• Duhet të ketë mbështetje për PHP 7
• Duhet të ketë cPanel (Linux-based control hosting panel)
• Çmimin për Domain/Subdomain
  • Domaini duhet të menaxhohet nga Cloudflare dhe qasje duhen të kenë edhe stafi i KDI-së (administratori)

• CV-të e personelit që do të menaxhojë projektin dhe stafit teknik që do të zhvillojë platformën.

3.5 Kriteret e përzgjedhjes

Qëllimi i kësaj thirrje është që të identifikohen ofruesit e shërbimeve që kanë interesin, kapacitetin dhe mundësinë financiare të shërbejnë KDI-në me shërbimin e kërkuar në Termat e Referencës.

3.6 Përzgjedhja dhe njoftimi

Të gjitha ofertat e pranuara do të vlerësohen nga komisioni ad-hoc prej tre antarëve i themeluar nga KDI. Faza e parë do të jetë vlerësimi I përgjegjshmërisë (ofertat teknike) dhe faza e dytë vlerësimi I ofertave financiare. KDI, në bazë të vlerësimin të ofertave mban të drejtën për të negociuar një apo më shumë elemente të ofertës me një apo më shumë ofertues. Njoftimi për tendencat e negociimit do të komunikohen përmes e-mailit. Ofruesit e shërbimeve të cilët nuk janë përzgjedhur për fazën e negocimit nuk do të njoftohen. Të gjithë ofertuesit do të njoftohen përmes e-mailit lidhur me rezultatin e vlerësimit të ofertave dhe vendimin përfundimtar të KDI-së.

4. Termat e Referencës

KDI që nga viti 2014 bënë matjen e vazhdueshme të transparencës komunale. Kjo matje ka rezultuar jo vetëm në rritjen e transparencës por ka iniciuar edhe përmirësim të proceseve dhe krijim të mekanizmave llogaridhënës në qeverisjen lokale.

KDI synon të krijojë një algoritëm, i cili përmes indikatorëve të dhënë në ANEKSIN 1 do të bëjë të mundur që në mënyrë automatike të matet në mënyrë të vazhdueshme transparenca komunale në ueb faqet e secilës komunë nga domain-i zyrtar https://kk.rks-gov.net . Në vazhdim, me qëllim të përmirësimit të proceseve dhe praktikave, disa indikator (shih ANEKSIN 1) do të maten në platformën zyrtare  https://e-prokurimi.rks-gov.net dhe https://oshp.rks-gov.net  për një aktivitetet e prokurimit.

Përmes platformës INDEKSI I TRANSPARENCËS PËR QEVERISJEN KOMUNALE synohet që të matet në kohë reale transparenca e komunave të Kosovës.

Përdoruesit e uebfaqes do të kenë mundësinë të filtrojnë performanën komunale në bazë të indikatorëve, shtyllave, komunave, dhe historikut (pas përmbylljes së vitit të parë). Ueb faqja do të mundësojë kërkim të avancuar si dhe eksportim të të dhënave në formatet e zakonshme (PDF, XLS, CSV).

4.1 Indikatorët për platformën “Indeksi i transparencës në qeverisjen lokale”

Shih Aneksin 1 për indikatorët dhe matjen e tyre.

4.2 Uebfaqja

Uebfaqja duhet të jetë e thjeshtë, e lehtë për tu përdorur dhe dizajni të reflektojë ngjyrat e faqes kdi-kosova.org

• Platforma duhet të zhvillohet në atë mënyrë që mundëson matjen e vazhdueshme “live” të përmbushjes së indikatorëve dhe pasqyron ndryshimet në ballinë. Data scapping të bëhet një herë në javë (në fundjavë).
• Matja e indikatorëve bëhet në baza vjetore duke filluar nga 00:01 01 janar të çdo viti aktual dhe përfundon me 23:59 31 dhjetor të atij viti.
• Me përfundimin e vitit platforma duhet të mbyll matjet e vitit dhe në mënyrë automatike të filloj matjet për vitin aktual, dhe të ruaj historikun e vitit paraprak
• Platforma duhet të ketë në prapaskenë mundësinë e futjes të të dhënave në mënyrë manuale nga administrator i platformës. Indikatorët e matur manualisht duhet të reflektohen në grafikonet në ballinë
• Administratorit të ueb faqes t’i lejohet të shtoj dhe të fshij të dhëna
• Të ketë një TAB ku janë të ilustruara metodologjia e matjes dhe indikatorët

Ueb faqja duhet të ketë disa mundësi të filtrimit dhe kërkimit:

• Kërkim në tekst
• Mundësia të filtrohet në bazë të një rangu të shtyllave të matura
• Mundësia të filtrohet në bazë të indikatorëve
• Mundësia të filtrohet në bazë të komunave
• Mundësia të filtrohet në bazë të pikëve për komunë
• Mundësia e krahasimit ndërmjet komunave specifike
• Mundësia që të dhënat të eksportohen në PDF, XLS dhe CSV (një database e vetme me të gjithë indikatorët për secilën komunë të Kosovës), dhe pas vitit të parë të ketë mundësi krahasimi ndër vite

Në ballinë duhet të ketë ilustrohen:

• Llogo e KDI-së (top)
• Logo e donatorit (bottom)
• Grafikon që ilustron performancën e secilës shtyllë
• Grafikonët të gjenerohen live në bazë të filterave të selektuar
• Rankimi i komunave sipas pikëve (komuna më e mira e para, numri i pikëve)
• Pas matjes së dytë duhet të tregoj një grafikon krahasimor që ilustron performancën e secilës shtyllë ndër vite
• Zhvilluesi duhet të krijojë një faqe të admin ose CMS, ku përmes saj mund të fshihen/modifikohen nga uebfaqja informatat të cilat për arsye të ndryshme janë false positive/false negative

4.2.1 Kriteret teknike të uebfaqes

• Platforma duhet të jetë e qasshme për të gjitha kategoritë e përdoruesve dhe të qasshme përmes pajisjeve desktop, tabletë dhe telefon. Platforma duhet të plotësojë kërkesat minimale të aksesit të përshkruara nga World Wide Web Consortium (W3C).
• Platforma duhet të jetë e shfletueshme në këta shfletues: Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Mozilla FireFox dhe Opera.
• Platforma do të zhvillohet dhe administrohet në tri versione gjuhësore: shqip, serbisht dhe anglisht.
• Para fillimit të punës duhet të bëhet prezantimi i prototipit vizuel (mockups) që do të mundësojnë strukturimin e mëtejshëm të platformës, sipas një shablloni, si dhe përcaktimin e një identiteti vizual të platformës të bazuar ne dizajnin e prokurimihapur.org.
• Sistemi i Menaxhimit të Përmbajtjes (CMS) duhet të sigurojë administrimin dhe redaktimin e përmbajtjes së faqes së platformës në një mënyrë të arritshme, efikase dhe fleksibile në mënyrë që të mënjanohet procesi i kontaktimit të kompanisë për futjen e informatave shtesë (indikatorët manual) në platformë.
• Ofertuesi duhet të ofrojë sigurimin e shërbimeve për të parandaluar dhe luftuar rreziqet e sigurisë. Uebsajti duhet të ketë edhe SSL për të paktën 1 vit.
• Serveri duhet të ketë mbrotje anti-malware.
• Platforma duhet të ketë Google Analytics për nxjerrjen e analizave mujore të Google ose raporteve të ngjashme, në lidhje me numrin e vizitave, numrin e përdoruesve unik, sipas nivelit të qasjes (User/Admin).
• Portali do të duhet të zhvillohet me këto gjuhë programuese:
  Back End: PHP programming language – PHP (me framework Laravel ose Codeigniter) – JAVA – Spring boot – rest app
  Database: Baza e të dhënave duhet të jetë MySQL apo PostgreSQL e cila do të ketë një backup javor që do të pranohet në e-mail që përcaktohet nga KDI.
  Front End: HTML5 – JavaScript – jQuery – Angular 13
• Code documentation:
  Code version through GIT

4.3 Detyrimet e kompanisë

Kompania ka obligim që të dorëzojë kodin burimor të algoritmave dhe të uebfaqes në momentin kur uebfaqja do të lansohet për publikun.

Kompania ka obligim që të bëjë mirëmbajtjen e uebfaqes dhe përmirësimin e gabimeve në algoritma nëse ato zbulohen pas lansimit të uebfaqes, për një periudhë 12 mujore. Periudha fillon të llogaritet pasi të bëhet lansimi publik i uebfaqes.

Kompania ka obligim që të bëjë ndryshimin, plotësimin, heqjen e ndonjë indikatori nëse për periudhën 12 mujore pas lansimit publik të uebfaqes ka ndonjë ndryshim të ligjit dhe rregulloreve të prokurimit. Ndryshimet e tilla duhet të bëhen brenda 15 ditësh nga dita e hyrjes në fuqi të ligjit ose rregullores.

Uebfaqja duhet të jetë e hostuar në Europë dhe të ketë elemente të sigurisë (HTTPS).

4.4 Detyrimet e KDI-së

Nëse ka ndonjë ndryshim të ligjit, rregulloreve, apo ndonjë faktori tjetër, lidhur me transparencën komunale, të cilat ndikojnë në indikatorët dhe matjen, KDI brenda shtatë ditëve nga hyrja në fuqi e ligjit ose rregullores do t’i dërgojë kompanisë indikatorin dhe kriteret për tu integruar në matje. Kostoja e këtyre ndryshimeve duhet të jetë e parapërcaktuar në kontratë, si kosto opsionale.

5. Kriteret funksionale

5.1 Afatet kohore

Ofruesi i shërbimeve duhet të dorëzojë planin dinamik të detajuar. KDI pret që një draft i parë i uebfaqes të dorëzohet jo më larg se dy muaj pas nënshkrimit të kontratës. Dizajni final duhet të dorëzohet më së largu tre muaj pas nënshkrimit të kontratës.

Për të ju përmbajtur planit dinamik, KDI do të jetë në dispozicion të gatishmërisë për përgjigje/adresime të menjëhershme dhe jo më larg se 48 orë nga paraqitja e sfidës.

6. Kualifikimet dhe Referencat

Ofruesi i shërbimeve duhet të ofrojë informacionet e kërkuara mëposhtë në mënyrë që propozimi i tyre të konsiderohet:

• Një histori të shkurtër të kompanisë dhe shërbimeve që ofron duke përfshirë:
  • emrin legal dhe adresën e kompanisë
  • Dokumentet e regjistrimit
• Dëshmi që ka përfunduar me sukses së paku një projekt të ngjashëm, përmes referencave.
• CV-të e personelit të propozuar
• Plani dinamik i punëve

Ofruesi i shërbimeve duhet të ofrojë çmimin e kryerjes së shërbimit. Ai duhet të pajtohet që çmimet e dhëna do të jenë valide për së paku 90 ditë kalendarike. Të gjitha çmimet duhet të ofrohen në euro. Nëse ka dallime në çmim për njësi dhe çmimit total, çmimi për njësi do të jetë baza për vlerësim.

8. Termet dhe Kushtet shtesë

8.1 Marrëveshja e mos zbulimit

KDI rezervon të drejtën që të kërkojë nga ofruesi i shërbimeve që të hyjë në një marrëveshje të mos zbulimit (non-disclosure agrement).

8.2 Kosto e ofertimit

Kjo thirrje nuk e obligon KDI-në që të paguajë për kosto të çfarëdo lloji, të cilat mund të shkaktohen nga ofruesi i shërbimeve ose palët e treta, në lidhje me përgjigjen ndaj thirrjes.

8.3 Jo-përgjegjësia

KDI rezervon të drejtën që të pranojë ose refuzojë ndonjë ofertë ose të ndalojë procesin e prokurimit në çdo kohë pa dhënë ndonjë arsye ose përgjegjësi. KDI nuk do të jetë përgjegjës ndaj ndonjë ofruesi të shërbimeve, personi dhe entiteti për ndonjë humbje, shpenzime, kosto, pretendime dhe dëme të çfarëdo lloji.

Indeksi i transparencës komunale – Lista e Indikatorëve dhe matjet